AH! La fameuse gestion du changement! Un nouveau CRM se pointe à l’horizon, les équipes entrent en mode panique parce que personne n’a été impliqué dans la décision, et c’est le début de l’apocalypse!

L’implantation d’une solution de gestion de vos relations clients n’a pas besoin d’être un calvaire. Ça peut même être amusant! Dans cet article, je vous propose 9 stratégies pour vous rendre la vie plus agréable et gérer le changement de façon efficace.

1. Faites vos devoirs! Vos processus de ventes doivent être clairement définis, par écrit.

Comme l’objectif du CRM est de vous aider à mieux gérer vos relations clients, et d’automatiser le plus grand nombre de processus possible, cette étape est cruciale. Votre équipe de vente doit prendre le temps de s’asseoir et de « mapper » tous vos processus. Ceci vous permettra de faire du ménage dans les étapes inutiles, et d’uniformiser vos différents processus à l’interne.

2. Embauchez une ressource spécialisée dans l’implantation de CRM et nommez un gestionnaire de projet à l’interne.

Souvent, lorsque l’implantation d’un CRM est difficile, c’est parce qu’il y a un manque de leadership. Si vous n’avez pas de ressources TI à l’interne, il serait sage d’embaucher une ressource externe ayant cette expertise. Ensuite, nous vous conseillons fortement d’avoir une personne responsable pour ce projet à l’interne. Cette personne deviendra votre « super user » et sera la personne-ressource de votre équipe.

3. Faites preuve de transparence

Si l’honnêteté et la transparence font partie des meilleures pratiques en affaires, elles seront certainement de mise lors de l’implantation de votre nouveau CRM. Soyez clairs à propos de vos objectifs et différents échéanciers de même que de vos attentes envers votre équipe. De cette façon, tout le monde sera sur la même page, et la gestion du changement se fera beaucoup plus facilement.

4. Organisez et faites du ménage dans vos données

Votre CRM sera aussi bon que les informations qui y seront consignées. Avant d’aller de l’avant, déterminez quelles sont les informations qui sont importantes pour vous. Qu’est-ce qui vous permet d’aller de l’avant dans votre processus de vente? Qu’est-ce qui aide votre équipe de marketing à mieux cibler votre clientèle? Prendre le temps de faire ce ménage sera sans doute une étape payante à long terme.

5. Testez le système avec un échantillon

Avant de tout lancer en grande pompe, demandez à votre chef de projet de faire des tests sur chacune de vos fonctions avec un échantillon de votre clientèle. Vous pourrez ainsi voir les différentes erreurs de programmation qui ont pu se glisser et ainsi les régler avant de lancer le tout à votre équipe complète. De plus, vous serez en mesure de constater les taux de succès sur l’automatisation des processus tels que le taux d’ouverture de courriel et les « clics ».

6. Formez et accompagnez votre équipe.

Prévoyez des moments dédiés à la formation et à l’accompagnement de vos ressources qui sont moins « tech-savvy ». La formation pratique est de mise, surtout en petits groupes, pour que tous puissent poser leurs questions. Cette étape est critique. Si vous ne prenez pas le temps de former votre équipe, vous aurez des données faussées, et tous vos efforts seront compromis.

7. Soyez leader par l’exemple

Vous ne pouvez pas demander à votre équipe de travailler avec un nouvel outil et ne pas le faire vous-même. Impliquez-vous. Montrez que vos bottines suivent vos babines. Vos collaborateurs seront beaucoup plus enclins à faire usage de votre nouvel outil s’ils vous voient impliqués et faire preuve d’intégrité. Faites preuve d’humilité et demandez la rétroaction de votre équipe afin d’améliorer votre utilisation de votre CRM.

8. Offrez des incitatifs basés sur la participation

Le plus difficile, c’est d’obtenir un taux d’utilisation satisfaisant. Un dîner d’équipe ou quelque récompense que ce soit sera une excellente motivation si les objectifs d’utilisation de la nouvelle plateforme sont atteints. Par exemple, si les nouvelles données sont entrées d’ici le [DATE] vous offrez un dîner pizza. Ce genre d’incitatif sera très efficace au début et deviendra de moins en moins nécessaire, plus les semaines avanceront.

9. Lancez et améliorez

Rien ne sera parfait. Lancez-vous. Améliorez vos processus et vos paramètres en cours de route. Soyez à l’écoute des commentaires et questions de votre équipe, après tout, c’est un outil qu’ils utiliseront de façon quotidienne. Permettez-vous de réviser les différentes fonctions, de les améliorer et d’ajouter des fonctions plus complexes au fil des mois, si cela sert les besoins de votre entreprise.

Un dernier conseil en terminant…

La règle qui fonctionne le mieux si vous souhaitez motiver votre équipe à utiliser votre CRM, c’est : « TOUT ce qui n’est pas inscrit dans le CRM n’existe pas. »

Bon lancement!

P.S. Les experts du Réseau Épisode peuvent vous conseiller dans le choix de votre CRM, vous supporter dans l’implantation de celui-ci ou même en créer un sur mesure selon vos besoins. Pourquoi ne pas profiter d’un appel stratégique GRATUIT pour obtenir des réponses à vos questions? CLIQUEZ ICI!